1. Información de fuentes de cooperación: Formas de conseguir información sobre fuentes de financiamiento:

   1. Por medio de la Unidad de Promoción de la Vicerrectoría de Investigación (Cápsula Informativa, Sitio web del Portal).

   2. El investigador propiamente.

   3. Búsquedas en Internet o directamente de la fuente de financiamiento.

Cada fuente de financiamiento tiene su propio formulario y fechas límite de presentación.

2. Presentación de perfil proyectos al ente financiador: Según sea la convocatoria se puede:

   1. Presentar de un perfil primero a la fuente de financiamiento con el aval de la Unidad Académica únicamente. El perfil es evaluado por un período que depende del organismo y si el mismo tiene viabilidad se invita a escribir la propuesta definitiva.

   2. Presentar la propuesta definitiva a la fuente de financiamiento para lo cual se envía a la Vicerrectoría de Investigación para el aval el aval institucional por los compromisos que se adquieren. Se debe remitir con la aprobación de la  Unidad  Académica.

3. Vicerrectoría de Investigación para su aval:

   1. Se presenta la propuesta para su revisión, apoyo en la formulación y apoyo institucional.

   2. Se solicita apoyo para la formulación del proyecto a la Unidad de Promoción.

   3. Se revisa la propuesta de acuerdo a la temática y a los formatos establecidos por la fuente que se escogió.

   4. Se deben tomar en cuenta las fechas límites de presentación. Se hacen observaciones o recomendaciones. Se brinda apoyo en la elaboración del presupuesto.

   5. Se prepara la nota de aval y en los casos  pertinentes se firman los formularios.

   6. Deben presentarse a la Vicerrectoría unos quince días hábiles antes de la fecha límite de presentación para brindar apoyo adecuado en lo anterior.

Para los proyectos que van a requerir el aval del Comité Ético se recomienda realizar este trámite simultáneamente mientras está en trámite la aprobación del proyecto (a veces el donante pide esto junto con la propuesta).

4. Evaluación y negociación: una vez presentado la propuesta a la fuente esta pasa por un proceso de evaluación que puede durar varios meses, dependiendo de la fuente. Pueden pasar dos situaciones:

   1. Se rechaza.

   2. Se aprueba.

La propuesta puede ser aprobada en dos condiciones:

3. Tal y cual fue presentada y por lo tanto se procede a realizar el convenio o contrato.

4. Con sugerencias que pueden ser  de carácter científico (contenido) y administrativa (básicamente presupuesto, gastos administrativos, propiedad intelectual). En este punto el investigador puede negociar en coordinación con la Vicerrectoría de Investigación  con la fuente.

5. Convenio Organismo Nacional o Organismo Internacional: para ambas situaciones el convenio/contrato se pasa a la Asesoría Legal de la Vicerrectoría de Investigación ya sea para su revisión o asesoría.  En los aspectos legales de propiedad intelectual se solicitará la colaboración  de  PROINNOVA. En ese punto se debe definir a cargo de quien estará la administración de los fondos  FUNDEVI u OAF. Hay algunas fuentes de financiamiento que desde la presentación de la propuesta solicitan indicar a cargo de quién estará la administración de los recursos.

Si el convenio es con un organismo internacional se procede con el punto siguiente.

6. Convenio organismo internacional: dependiendo de tipo de convenio la Vicerrectoría de Investigación se debe coordinar con la OAICE para su revisión y aval técnico. En caso que la OAICE realice objeciones a los términos del convenio se coordinará con la Asesoría Legal de la Vicerrectoría de Investigación  para los ajustes necesarios. Si le da el aval técnico, remitirá el borrador del convenio a la Rectoría para el trámite y firma. Para todos los convenios/contratos la traducción en español será necesaria.

7. Rectoría revisa y firma de Convenio: la Vicerrectoría de Investigación envía a la Rectoría revisa, aprueba y firma los convenios en coordinación con la Vicerrectoría de Investigación y la OAICE según sea el caso y luego se remite a FUNDEVI para su firma en caso de que sea la instancia administradora de los fondos.

8. FUNDEVI: Firma el convenio que le remite la Rectoría y envía a la Vicerrectoría y la Unidad Académica copia del convenio.

9. Inscripción del proyecto y apertura de cuenta de administración de fondos: La inscripción de un proyecto con cooperación internacional se puede efectuar en cualquier momento del año y debe cumplir con todos los requisitos (aval del Consejo Científico o Comisión de investigación, y el presupuesto en el formato de FUNDEVI o OAF según sea el caso y copia del convenio/contrato)