El Sistema Institucional de Formulación de Proyectos y Plan-Presupuesto (SIPPRES) se creó con el fin de mejorar la plataforma institucional para la elaboración de proyectos enmarcados en las diferentes actividades sustantivas de la Universidad de Costa Rica (UCR).
También es una herramienta para la gestión presupuestaria, tanto de estas propuestas como de las diferentes unidades académicas y administrativas de esta Institución.
Reunión de la Comisión Institucional de Formulación de Proyectos (CIFP), realizada el 4 de febrero pasado en la Vicerrectoría de Investigación.
La empresa contratada para crear el sistema, lo entregó a la UCR en diciembre del 2013. A partir de ese momento dio inicio un proceso de capacitación para familiarizar a los usuarios (as) con las novedades del sistema.
El usuario principal es el docente-investigador (a) que formula sus proyectos por medio de este sistema, pero también lo utilizan los funcionarios (as) de las vicerrectorías que tramitan esos proyectos.
Durante esas capacitaciones surgieron serias dudas en los usuarios acerca de aspectos de SIPPRES que no contemplaban muchas de las necesidades del usuario final. Esto a su vez, dio inicio a un proceso de mejora del sistema.
Todo el proceso de creación de la plataforma computacional ha estado acompañado por la supervisión de una Comisión Institucional de Formulación de Proyectos (CIFP).
En esta etapa la comisión recopiló las dudas de los usuarios (as) y solicitó al Instituto de Investigaciones Psicológicas (IIP) que realizara una serie de grupos focales con investigadores, directores de unidades de investigación y jefes administrativos, los cuales se realizaron en junio y julio del 2014.
Hasta el 2014 la comisión estuvo coordinada por la Oficina de Planificación Universitaria (OPLAU), pero a partir de este año el Consejo de Rectoría decidió que dicha comisión sea coordinada de forma rotativa cada año por una de las vicerrectorías de la UCR, para hacer las reformas necesarias al sistema conforme a las necesidades y requerimientos de los usuarios (as).
Este año 2015 preside la comisión la Vicerrectoría de Investigación de la UCR. Como representantes de esta Vicerrectoría fueron nombradas las magister Marcela Vílchez, jefa de la dirección de gestión administrativa y la magister Evelyn Quesada Chacón, gestora de proyectos de la dirección de gestión de la investigación.
Durante el 2015 esta comisión realizará reuniones periódicas con los gestores de las diferentes vicerrectorías y con un grupo de académicos formuladores de proyectos, con el fin de contar con el parecer de docentes e investigadores sobre el sistema reformado, antes de presentarlo a la comunidad universitaria.
En una de las reuniones de la CIFP, que se llevó a cabo en la sala Girasol de la Vicerrectoría de Investigación el 4 de febrero pasado, el informático Bernal Fernández, contratado para colaborar con expertos de la OPLAU en las modificaciones al SIPPRES, expuso a la comisión los cambios que se introducirán en el Sistema.
Al respecto una de las representantes de la Vicerrectoría de Investigación, la M.A. Marcela Vílchez Moreira, dijo que esperan que el sistema con los cambios y mejoras esté a disposición de la comunidad universitaria a partir de la primera semana de marzo.
Previamente se realizarán capacitaciones abiertas a toda la comunidad universitaria a finales de febrero los días 23, 25 y 26, así como a las sedes regionales en las primeras semanas de marzo. Próximamente se convocará a las personas interesadas, las cuales se agruparán según el área académica.
De momento, a SIPPRES se le hicieron las modificaciones más urgentes, pero se continuará introduciéndole mejoras más complejas. Se espera para el 2018 contar con un sistema más eficiente y amigable que el actual, más acorde con las necesidades de los usuarios (as).
