Este apartado brinda consultas y respuestas sobre el proceso de búsqueda de financiamiento, presentación de la propuesta, formalización, negociación, contratos y cierre de los proyectos.
Mayor información en la Unidad de Promoción:
Correo electrónico: upromo.vi@ucr.ac.cr, ana.gamboa@ucr.ac.cr, ana.alvaradoulloa@ucr.ac.cr. Teléfonos 2511-5837, 1338 o 1337
Administración: es importante verificar que los mecanismos de administración que establece el organismo financiador, permitan a la UCR hacer uso de los recursos mediante las dos opciones existentes: OAF o Fundación UCR. Considere el porcentaje de administración y aporte al Fondo de Desarrollo Institucional (FDI) que estos mecanismos podrían implicar y según las estipulaciones del ente financiador, anticipe la solicitud de exoneración (ver también Pago de costos indirectos y ver pregunta 7).
Contratación de personal: debe verificarse si los fondos pueden utilizarse para el nombramiento de personal científico, técnico y asistentes, cuyo costo debe incluir las cargas sociales establecidas por la legislación costarricense.
Pago de costos indirectos: la UCR valorará la exoneración del pago del FDI y la administración en caso de que la fuente especifique claramente que no cubre este rubro. De lo contrario es importante considerarlo dentro del presupuesto.
Propiedad Intelectual: la convocatoria debe ser clara sobre los derechos que tienen las partes involucradas en el proyecto para el uso y diseminación de resultados.
Sujetos Humanos, Biodiversidad y Uso de Animales de Laboratorio: existe normativa institucional que regula cada uno de estos apartados y por tanto deben considerarse los requisitos establecidos para la aprobación de las propuestas por parte de las comisiones respectivas, incluyendo los plazos que requieran estas entidades para la aprobación de las propuestas.
En primera instancia se debe constatar que tanto Costa Rica como la Universidad de Costa Rica cumplan los requisitos de elegibilidad señalada en la convocatoria. Seguidamente debe valorarse el plazo para la presentación de la propuesta y si debe contar con respaldo institucional suscrito por el representante legal. Esto aunado al proceso de presentación ante la Comisión de Investigación o Consejo Científico de su unidad según sea el caso, para el respectivo respaldo, tal como lo señala el artículo 40 del Reglamento de Investigación.
Para la Vicerrectoría de Investigación los proyectos financiados con fondos externos son de alta prioridad como una forma de incentivar la internacionalización de la investigación. Para estos efectos, la Unidad de Promoción organiza talleres periódicos sobre la formulación y gestión de proyectos con financiamiento externo. Puede solicitarse también una reunión de asesoría y acompañamiento con la Unidad de Promoción desde la formulación de la propuesta con el ente financiador para la comprensión del debido proceso y llenado de aplicación.
Existen diversas formas para buscar financiamiento externo, desde la participación en eventos académicos o redes internacionales, el contacto con pares académicos, las páginas web de agencias o entes financiadores, hasta las bases de datos debidamente identificadas que suministran información organizada por área temática y por fecha de presentación. Dos ejemplos de esta última opción son la base de datos PIVOT y Terra Viva Grants Directory. Otro mecanismo son las convocatorias específicas emitidas por organismos financiadores.
Únicamente la persona que ocupa la Rectoría está autorizada a suscribir acuerdos específicos, contratos o cartas de entendimiento.
No estrictamente. Cuando se presentan propuestas a organismos federales estadounidenses es muy probable que las contrapartes soliciten la firma de una “Letter of Intent” o un “Statement to Establish a Consortium”, donde las entidades involucradas se comprometen a participar y apoyar la ejecución del proyecto. Si la UCR va a fungir como Beneficiario Directo también le debe solicitar a sus contrapartes suscribir alguno de estos documentos. En el caso de la Unión Europea, es posible que soliciten la firma de una “Letter of Intent”, para certificar que la UCR está dispuesta a formar parte de un Consorcio. En general, las personas investigadoras proponentes deben estar conscientes sobre las responsabilidades y compromisos que adquieren las partes en la ejecución del proyecto, lo cual va a determinar si es necesario o no suscribir algún acuerdo para respaldar el desarrollo exitoso de la investigación.
Sí. Los proyectos con fondos externos deben considerar en su costo el 15% para nutrir el Fondo de Desarrollo Institucional (FDI) y el 5 % por la administración de los fondos. Cuando los fondos son otorgados por una instancia que no cubre el pago de Costos Indirectos, es posible solicitar la exoneración del pago tanto de este Fondo como de la administración, pero los recursos deberán ser administrados en la Oficina de Administración Financiera.
Para utilizar la Fundación UCR en la administración los fondos, los postulantes deben asegurarse de que la entidad financiera cubre al menos el 5% para cubrir la administración de los fondo
Sí. La Vicerrectoría de Investigación administra la representación de la Universidad de Costa Rica con entidades como los Institutos Nacionales de Salud (NIH), la Fundación Nacional de la Ciencia (NSF) y el Portal del Participante de la Unión Europea (Participant Portal), por tanto la presentación de propuestas ante estos órganos debe gestionarse por medio de la Unidad de Promoción en las extensiones 5837 ó 1338. Asimismo es la encargada de gestionar las propuestas en el marco de las convocatorias del Fondo del Sistema (FEES, Max Planck y DFG), las del Fondo de Incentivos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MiCiTT- Proyectos PIN y colaboraciones con Alemania financiadas por BMBF), las convocatorias del Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Tecnológicas (CONICIT).
Preferiblemente desde el momento que se decide participar en una convocatoria, sea esta una participación institucional o como parte de un consorcio. Esto con el fin de brindarle la asesoría necesaria para asegurar el éxito en la presentación y eventual ejecución del proyecto. Asimismo, para todos aquellos casos en los que se requiera la firma del representante legal de la institución (Rector), la gestión debe realizarse por medio de la Unidad de Promoción en la V.I en las extensiones 5837 ó 1338.
Corresponde al Consejo de Rectoría conocer las solicitudes de exoneración que remite la Vicerrectoría de Investigación. Cuando la entidad financiadora no cubre los Costos Indirectos y los fondos se administran en la Oficina de Administración Financiera, el Vicerrector de Investigación puede recomendar la exoneración total del pago del FDI y de la administración de los fondos.
Cuando la persona investigadora presenta el presupuesto ante el Consejo Científico o la Comisión de Investigación debe indicar expresamente que solicita la exoneración del FDI, ya sea total o parcial con la justificación correspondiente.
La persona investigadora principal debe presentar el presupuesto al Consejo Científico o a la Comisión de Investigación para su aprobación y remitirlo después a la Unidad de Proyectos de la Vicerrectoría de Investigación para el trámite correspondiente. Tanto la Oficina de Administración Financiera como la Fundación UCR tienen formatos digitales para la presentación del presupuesto.
La persona investigadora principal procede a registrar la propuesta en el Sistema Institucional de Plan-Presupuesto (SIPPRES) y remite el documento impreso a la Unidad de Proyectos con todos los requisitos de aprobación de la unidad; a saber, Acta de aprobación del Consejo Científico o Comisión de Investigación, donde el gestor del área procede a registrarlo. La persona investigadora recibirá una nota oficial donde se le indican las condiciones de inscripción, fechas de presentación de informes, personas investigadoras participantes, cargas académicas, política de conflicto de intereses, presupuesto y el código asignado.
El proyecto se puede registrar en idioma Inglés pero la persona investigadora principal debe presentar un resumen en español de cada apartado relevante, manteniendo también el texto de la versión completa en inglés. Podría requerirse la traducción completa al Español si alguna de las comisiones vinculantes lo solicitaran (por ejemplo el Comité Ético Científico).
Sí. De acuerdo al Artículo 22, inciso q) del Reglamento de Investigación, corresponde a los Consejos Científicos “Conocer, analizar y hacer las recomendaciones pertinentes a los procesos de firma de contratos o convenios de cooperación institucional siempre que comprometan recursos o impliquen responsabilidades directas para el instituto o el centro de investigación o estación experimental.”
Asimismo, el artículo 37 inciso f) del mismo Reglamento indica que corresponde a las Direcciones de las unidades académico-docentes: “Conocer, analizar y evaluar, en primera instancia, los contratos o convenios que la Institución se proponga firmar cuando comprometan recursos o implique responsabilidades para la unidad académica, siempre en coordinación con la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa, así como la Vicerrectoría de Investigación.“
Este respaldo se refiere estrictamente al contenido académico del proyecto y no a los sustentos legales, aspecto que es revisado en la Asesoría Legal de la Vicerrectoría de Investigación.
La Unidad de Promoción de la Vicerrectoría de Investigación es designada para recibir los contratos y gestionar la revisión y valoración de los contenidos y compromisos que se adquieren, por parte de la Asesora Legal de la Vicerrectoría. Los aspectos de Propiedad Intelectual también se someten a la consideración de la Asesora Legal de PROINNOVA, entidad experta en este apartado. Después de este proceso, la Unidad de Promoción remite el contrato a la Rectoría para la firma correspondiente.
Debe tomarse en cuenta que la Rectoría puede remitir el contrato a la Oficina Jurídica institucional para la revisión y aprobación final de los contratos.
Sí. El artículo 40 del Reglamento de Investigación señala: “La persona investigadora que incumpla injustificadamente con los compromisos adquiridos con entidades externas que han financiado parcial o totalmente un programa o proyecto o actividad de apoyo a la investigación, tendrá un impedimento de dos años para inscribir nuevas propuestas ante la Vicerrectoría de Investigación.” El contrato suscrito define igualmente las obligaciones y posibles sanciones por el incumplimiento de compromisos.
Los organismos que financian proyectos por norma general establecen la periodicidad para la presentación de informes técnicos y financieros; por tanto, la asignación del cumplimiento por parte de la Vicerrectoría de Investigación se apega a esta dinámica, de manera que las personas investigadoras no tengan que realizar una doble tarea. Los informes técnicos y financieros deben ser aprobados por el Consejo Científico o Comisión de Investigación, según sea el caso, antes de ser enviados a los organismos financiadores.
Siguiendo los requerimientos del organismo financiador y el contrato respectivo, la persona investigadora principal de un proyecto enviará el informe final técnico y financiero al Consejo Científico o Comisión de Investigación, según sea el caso, para la respectiva aprobación. Luego de aprobado procederá a remitirlo al organismo correspondiente y a la Unidad de Proyectos de la Vicerrectoría de Investigación para el registro respectivo.
El proyecto se dará por concluido una vez que se reciba la notificación de que el organismo financiador recibió y aprobó el documento final. En el caso del financiamiento otorgado por la Unión Europea, se debe conservar la documentación técnica y financiera hasta por un período de cinco años, cuando se dé el cierre definitivo. Esto implica también que no se puede hacer uso de los remanentes que pudiera tener el proyecto.
